Análisis operacional al proceso de almacenamiento, Archivo Judicial (página 2)

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

Partes: 1, 2

7. Condiciones de Trabajo

Una vez analizada y detallada minuciosamente el
área de almacenamiento del Archivo del Tribunal Supremo de
Justicia de Puerto Ordaz, nos parecieron importantes los aspectos
expuestos seguidamente:

Iluminación: Para las actividades que
se realizan en dicha área la iluminación es
deficiente.

Estado de conservación de los
espacios: Es buena, pero se pudo observar que existe un
área que se encuentra debajo de unas tuberías
de aguas negras.

Limpieza: Todo los días se limpia el
archivo en las áreas visibles, en las áreas de
custodia de fondos documentales se aspira un una vez al mes y
se aprovecha para una limpieza más profunda donde se
incluyen los techos de los archimóviles y las
estanterías y entre las columnas de los legajos
custodiados. La Fumigación se realiza tres veces al
año aproximadamente y esto lo planifica la
Dirección Administrativa Regional de acuerdo a su
presupuesto. Se queda un funcionario responsable de abrir el
archivo para que la fumigación se lleve a cabo en
nuestras instalaciones.

Sistema de control de temperatura: No
existe.

Sistema de detección y extinción de
incendios: No se ha implementado un sistema de
detección de incendios; en cuanto extintores existen
solo 5.

Luces de emergencia: Uno (No funciona)
están en vía de dotación.

Deshumificadores: No existen. En vía
de dotación.

8. Manejo de Materiales

En la actividad de descarga se realiza el traslado de
expedientes dependiendo del Tribunal de donde provienen. Este
traslado se hace por medio de una carrucha, para luego ser
colocados en la mesa de recepción.

Al momento de realizar diferentes labores con el fondo
documental se utilizan: guantes, mascarillas y bata.
Últimamente no se utiliza mucho la bata porque ya
están viejas y no dan buena imagen.

9. Distribución de la Planta y
Equipo

El principal objetivo de la distribución correcta
y efectiva en el Archivo Judicial Regional, es desarrollar un
método que permita un mejor manejo en el recorrido de las
diferentes áreas permitiendo una mayor fluidez entre los
operarios al momento de desplazarse, así como
también, alcanzar un aspecto agradable, donde no ocurra
aglomeraciones entre personales por la excesiva cantidad de
expedientes y el poco espacio disponible en las oficinas, por lo
cual es presentado como principal problema dentro del
análisis operacional.

La distribución de los expedientes es un elemento
importante de todo un sistema de almacenamiento, abarcando
traslados de operación, control de registro, manejo de los
archivos, clasificación, recorrido y despacho. Todos estos
elementos deben ser integrados cuidadosamente para alcanzar la
meta establecida.

CAPÍTULO V

Análisis y
resultados

5.1 MÉTODO DE TRABAJO PROPUESTO

Hay que tener en cuenta que los archivos se deben
organizar pensando no sólo en el presente sino
también en el futuro. Esto quiere decir que la propuesta
del sistema de archivo que se pretende diseñar
deberá servir para cubrir las necesidades futuras del
Archivo Judicial Regional Del Tribunal Supremo de Justicia De
Puerto Ordaz. Conseguir esto sólo será posible
elaborando un buen plan de trabajo, adquiriendo unos
conocimientos suficientes del "archivo" y teniendo
previsión del crecimiento del "archivo" a lo largo de los
años.

Aunque la solución definitiva a los males que
aquejan a este Archivo Judicial es difícil de alcanzar, es
posible mejorar en lo que respecta a las actuales condiciones de
conservación y control de la documentación. Se
proponen para ello una serie de medidas, como son: Designar
responsabilidades a diferentes personas para que realicen una
actividad en específico con el fin de reducir las demoras
que se producen al momento de realizar la búsqueda de
dicha documentación y evitar que los operarios se
crucen.

Descarga: Esta actividad involucra el traslado de
expedientes dependiendo de cada tribunal que vienen en una
carrucha, donde son colocados en una mesa de recepción, se
chequea la entrega verificando la fecha, si están
completos los legajos y de qué tribunal
proviene.

Inventario: Una vez que se realiza el control
específico de cada expediente, se debe proceder a crear
una Base de Datos que identifique y localice sin error el
documento en cuestión. La aplicación
informática debe ser la misma en todos los archivos
judiciales, con idénticos campos y características,
para permitir la fusión de todas ellas en una única
herramienta de control, disponible en cualquier lugar y fiable,
que sirva para identificar y localizar los expedientes
requeridos.

Almacenamiento: No es aconsejable archivar juntos
documentos que presenten síntomas de plagas con otros que
se encuentren en perfecto estado, ya que el problema se
extendería irremisiblemente.

Se propone desalojar los expedientes que no pertenecen
al archivo judicial logrando así un espacio
óptimo.

Una vez establecido el número exacto y la
ubicación de las series documentales, se debe proceder a
conservarlos de la mejor manera posible, esto es, en unos buenos
depósitos y en condiciones de instalación que
garanticen su perdurabilidad.

El sistema más viable empleado en la actualidad
consiste en guardar los documentos en cajas de archivo
normalizadas (pH neutro), que aislan y protegen el papel de
suciedad, humedad y otros agentes degradantes del soporte
documental.

A su vez, las cajas de archivo se colocan en
estanterías o armarios cerrados tipo compacto, que hacen
posible un mejor aprovechamiento del espacio disponible y
conservan las cajas en mejores condiciones que las convencionales
estanterías fijas metálicas.

Atención al usuario: Esta área
involucran todas las actividades que implican trato directo con
el cliente como procesar su solicitud, la entrega de los
expedientes como asesoría, devoluciones, y
reclamos.

Despacho:

Usuarios internos: El alguacil viene con la
solicitud escrita y firmada por el juez del tribunal. Una vez
recibida la solicitud se registra en el libro de control de
correspondencia recibida y luego se le asigna un número
correlativo a ese oficio. Luego se procede a buscar fondos
documentales solicitados elaborando una lista para hacer la
búsqueda más fácil; en la búsqueda de
información se extrae el fondo documental luego se coloca
en el mostrador en espera que el alguacil del tribunal venga a
buscar el material que es llevado al tribunal que lo ha
solicitado para que el secretario verifique y firme el
préstamo del mismo. Luego el alguacil retorna el libro de
préstamo y el archivista verifica si fue firmado por el
secretario. Además de esto el archivista debe anotar en un
control manual que elaboro el archivo para controlar más
efectivamente el préstamo por tribunal
específico.

Préstamo externo: El usuario llega al
archivo solicita la información si la misma procede, se le
indica que llenen el formato de solicitud de información.
El archivista busca expediente y atiende el usuario hasta que no
haya más que hacer, solo si quieren más,
deberán trasladarse al tribunal respectivo para que le
soliciten el expediente al archivo al igual si requieren copias,
ya que el archivo no tramita dicha solicitud.

5.2 Diagrama de proceso
propuesto

Diagrama: Proceso

Proceso: Atención al usuario y
almacenamiento de expedientes del Archivo Judicial Regional De
Puerto Ordaz.

Método: Propuesto

Fecha: 07/02/2015

Seguimiento: Operario

Inicio: Al verificar la fecha y lugar de
procedencia

Fin: Almacena

Monografias.com

5.3 Diagrama de flujo recorrido propuesto
del archivo judicial regional de Puerto Ordaz.( Ver
apéndice 2)

Monografias.com

5.4 Análisis de las mejoras
propuestas

1) EN CUANTO AL INVENTARIO

Base de datos

Con esta acción se pretende que esta actividad de
búsqueda de expedientes sea más dinámica, y
se permitan hacer modificaciones todo el tiempo, a diferencias de
las estadísticas que suelen recopilar información o
documentos históricos.

2) EN CUANTO AL
ALMACENAMIENTO

Desalojar los expedientes que no pertenecen al
archivo judicial

Con esta actividad se pretende realizar una
reorganización del sistema documental; puesto que al
desalojar los documentos que no pertenezcan a esta área se
logra incrementar en el espacio actual; para así poder
realizar una redistribución de la planta.

Redistribución de la planta

Con esta operación se plantea la
redistribución del área para así lograr que
los expedientes se encuentren más alejados de los
operarios para evitar efectos secundarios, así como
también para lograr mayor espacio para desplazamiento de
los mismos.

En cuanto a lo antes mencionado se pretende realizar una
reestructuración para delegar las funciones a los
trabajadores presentes en el archivo judicial, para logrando
así que cada operario tenga una actividad asignada, y se
evite la desorganización dentro del espacio de labor;
resaltando que las actividades son rotativas.

Conclusiones

A lo largo de la realización de este proyecto y
después del análisis detallado y la
aplicación del estudio de métodos en el área
de almacenamiento del Archivo Judicial Regional de Puerto Ordaz,
se llegaron a las siguientes conclusiones:

1. Se determinó que el principal
problema radica en la acumulación de
expedientes.
2. El archivo no cuenta con un apropiado
sistema de almacenamiento con lo cual se genera la
acumulación de expedientes.
3. El almacenamiento inadecuado provoca demoras
dentro del proceso de búsqueda de
expedientes.
4. Se realizó el análisis de
todos los elementos productivos y no productivos del sistema
de almacenamiento del archivo judicial con vista a su
mejoramiento.
5. En base al principal problema se
estableció una serie de propuestas que conlleven a
mejorar el sistema de almacenamiento y la distribución
en el archivo judicial.

Recomendaciones

1) Es necesario tener espacio para
el archivo y disponer de tantos archivadores como se
necesite.

2) Se recomienda la
redistribución del área de trabajo donde el
operario se pueda desplazar de manera más
fluida.

3) Aplicar las normas de
estandarización, de acuerdo a la capacidad de archivo
de cada estante.

4) Ubicar las carruchas en lugares
estratégicos, para evitar tropiezos en la trayectoria
del operario.

5) Ubicar los documentos
acumulados que se encuentran dentro de la oficina de la
archivóloga en las estanterías del
almacén.

6) Reintegrar a la archivista
desalojada del archivo judicial por la falta de espacio, a su
área de trabajo.

7) Establecer un calendario de
conservación de los documentos por un tiempo
determinado para así evitar la acumulación de
los mismos trasladándolos a un almacén fuera
del archivo.

Bibliografía

INGENIERÍA DE MÉTODOS
(EdwradKrick)
HODSON, K. William. (1996). Cuarta Edición.
Manual del Ingeniero Industrial. Tomos II y III.
Tamayo y Tamayo (1986), El proceso de la
investigación científica, Editorial
Limusa.
SABINO c. (2002), El proceso de
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Turmero I., (2014-U), Apuntes de clases de
Ingeniería de métodos, Ingeniería
Industrial. UNEXPO.
http://www.mundoarchivístico.com/?menu=artículos&id=370
https://docs.google.com/document/d/1iEpsLC4APb9YCFJmXjKUTvFmplq0vinKXITKDbCX-I/movilebasic?pli=1&hl=es
https://www.fder.edu.uy/archivo/proyecto.html
https://procesosdecalidad5.blogspot.com/2010/06diagramas-de-recorrido-inicial-y.html
https://m.monografias.com/trabajos89/diagramas-proceso-generacion
vapor/diagrama-proceso-generacion-vapor